El registro de jornada de los trabajadores no es algo nuevo. Desde 2019, las empresas españolas tienen la obligación de registrar diariamente la hora de inicio y finalización de la jornada de sus empleados.
Lo que sí puede cambiar próximamente es cómo debe realizarse ese registro.
El Gobierno trabaja en una nueva regulación destinada a reforzar el control horario y avanzar hacia un sistema de registro digital, fiable y accesible. Su aprobación estaba inicialmente prevista antes del verano de 2026, pero finalmente su tramitación se ha trasladado a septiembre.
Por tanto, hay algo importante que aclarar desde el principio:
A día de hoy, la nueva normativa sobre registro horario digital todavía no está en vigor.
Sin embargo, las empresas ya están obligadas a registrar la jornada de sus trabajadores y la futura regulación puede introducir requisitos adicionales.
¿Es obligatorio fichar en el trabajo en 2026?
Sí. La obligación de registrar la jornada laboral existe en España desde 2019.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que las empresas deben garantizar un registro diario de jornada que incluya el horario concreto de inicio y finalización de cada trabajador.
Además, estos registros deben conservarse durante cuatro años y permanecer a disposición de los propios trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Por tanto, independientemente de los cambios que puedan aprobarse durante 2026, las empresas que tengan trabajadores ya deben disponer de un sistema de registro de jornada. Puedes consultar los detalles en nuestra guía sobre el control horario y la ley.
¿Es obligatorio que el registro horario sea digital?
A fecha de publicación de este artículo, todavía no existe una obligación general que obligue a todas las empresas a utilizar exclusivamente un sistema digital de fichaje.
La legislación vigente exige registrar la jornada, pero no establece de forma general que dicho registro tenga que realizarse necesariamente mediante una aplicación.
Esto es precisamente uno de los aspectos que pretende cambiar la nueva regulación que prepara el Gobierno. El objetivo es avanzar hacia un registro horario digital que ofrezca mayores garantías de fiabilidad, accesibilidad y trazabilidad.
¿Qué cambiará con el nuevo registro horario digital?
Habrá que esperar al texto definitivo publicado en el BOE para conocer exactamente todas las obligaciones. No obstante, la reforma planteada pretende reforzar considerablemente los requisitos del registro de jornada.
1. Digitalización del registro
Uno de los principales cambios previstos es avanzar hacia un registro digital. Esto afectaría especialmente a las empresas que todavía gestionan los fichajes mediante hojas de papel u otros procedimientos manuales.
2. Registros fiables y trazables
El objetivo no es únicamente almacenar una hora de entrada y otra de salida. El nuevo modelo pretende ofrecer mayores garantías sobre la integridad de los registros y sobre las posibles modificaciones realizadas posteriormente.
3. Mayor facilidad de acceso
La reforma pretende facilitar el acceso a la información sobre las jornadas realizadas. Trabajadores, representantes e Inspección de Trabajo podrán disponer de mecanismos más sencillos para consultar los registros cuando corresponda.
4. Mayor control de las horas extraordinarias
Un registro más preciso permite comparar la jornada prevista con la realmente realizada. Esto facilita la identificación de excesos de jornada y de posibles horas extraordinarias.
5. Integridad de los datos
Uno de los puntos importantes será evitar que los registros puedan modificarse libremente sin dejar constancia. Las empresas tendrán que prestar atención no solamente a registrar la jornada, sino también a cómo se almacenan y gestionan esos datos.
¿Cuándo entrará en vigor el nuevo registro horario digital?
Todavía no existe una fecha definitiva de entrada en vigor.
La aprobación de la nueva regulación estaba prevista inicialmente antes del verano de 2026, pero el Gobierno ha trasladado su tramitación a septiembre de 2026.
Esto no significa que el registro horario digital vaya a ser obligatorio automáticamente desde septiembre. Primero será necesario conocer el texto definitivo, su publicación en el Boletín Oficial del Estado y el periodo de adaptación que establezca la norma.
Septiembre de 2026 puede ser el momento en el que avance o se apruebe la nueva regulación, pero no necesariamente la fecha desde la que todas las empresas tengan que utilizar el nuevo sistema.
¿Qué debe hacer una empresa mientras tanto?
No es necesario esperar a la nueva regulación para organizar correctamente el control horario. Actualmente, cualquier empresa con trabajadores debería poder responder fácilmente a estas preguntas:
- ¿A qué hora comenzó hoy su jornada cada trabajador?
- ¿A qué hora terminó?
- ¿Podemos consultar los registros de hace varios meses?
- ¿Podríamos facilitar rápidamente esa información si la solicita la Inspección de Trabajo?
Si responder a estas preguntas requiere buscar papeles, revisar diferentes hojas de cálculo o reconstruir horarios manualmente, probablemente sea un buen momento para mejorar el sistema.
¿Qué información debería guardar un sistema de control horario?
Como mínimo, el registro actual debe permitir conocer el inicio y la finalización de la jornada de cada trabajador. Un sistema digital permite organizar esta información de una forma mucho más sencilla:
- Trabajador
- Fecha
- Hora de entrada
- Hora de salida
- Jornada realizada
- Histórico de registros
- Incidencias o modificaciones cuando corresponda
La clave no está en recopilar una enorme cantidad de información, sino en que los datos necesarios sean claros, fiables y fáciles de consultar.
¿Durante cuánto tiempo hay que guardar los registros horarios?
La legislación vigente establece un periodo de conservación de cuatro años.
Durante ese periodo los registros deben permanecer disponibles para las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Utilizar un sistema digital simplifica considerablemente esta gestión.
¿Afectará también a pequeñas empresas?
Sí. La obligación actual de registro horario no depende de que una empresa tenga cientos de empleados. También afecta a pequeñas empresas que tengan trabajadores contratados.
Y precisamente para una pequeña empresa el control horario debería ser algo extremadamente sencillo. No tiene sentido implantar una enorme plataforma de recursos humanos cuando únicamente necesitas gestionar correctamente la jornada de unos pocos trabajadores.
¿Qué ocurre con los trabajadores que teletrabajan?
El trabajo a distancia no elimina la obligación de registrar la jornada.
Un trabajador puede registrar su inicio y finalización independientemente de si trabaja desde una oficina, desde casa o desde otra ubicación autorizada. En estos casos disponer de un sistema online resulta especialmente práctico.
¿Puedo seguir utilizando papel o Excel?
Con la normativa vigente, el registro de jornada no tiene que realizarse necesariamente mediante una aplicación digital con carácter general.
Sin embargo, esta es precisamente una de las cuestiones que puede cambiar con la nueva regulación.
Aunque actualmente puedan utilizarse otros sistemas siempre que cumplan las obligaciones legales, pasar a una solución digital puede evitar tener que realizar posteriormente una nueva migración cuando se concrete la reforma. Además, permite mantener los registros centralizados y facilita considerablemente su consulta.
¿Cómo puede ayudarte Simplyo con el control horario?
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Tus trabajadores pueden registrar fácilmente el inicio y finalización de su jornada y tú mantienes toda la información centralizada y organizada.
Con Simplyo puedes:
- Registrar entradas y salidas de los trabajadores.
- Consultar los fichajes desde un único lugar.
- Mantener un histórico organizado por trabajador y fecha.
- Evitar registros dispersos en papel o diferentes hojas de cálculo.
- Gestionar el control horario desde cualquier lugar.
- Utilizar solamente el módulo que necesitas.
Simplyo está especialmente pensado para autónomos con empleados, micropymes y pequeñas empresas que no necesitan una enorme plataforma de recursos humanos.
Y cuando se publique la normativa definitiva sobre el nuevo registro horario digital, el módulo se adaptará a los requisitos legales que finalmente se establezcan.
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En resumen
- El registro horario ya es obligatorio en España.
- Debe registrarse diariamente el inicio y finalización de la jornada.
- Los registros deben conservarse durante cuatro años.
- Deben estar disponibles para trabajadores, representantes e Inspección de Trabajo.
- La nueva regulación del registro horario digital todavía está pendiente de aprobación definitiva.
- Su tramitación está prevista para septiembre de 2026.
El nuevo registro horario puede traer cambios importantes para las empresas españolas durante los próximos meses. Pero independientemente de cuándo entre en vigor la nueva regulación, llevar correctamente el control horario ya es una obligación.
La mejor estrategia para una pequeña empresa es sencilla: disponer de un sistema que permita registrar la jornada correctamente hoy y que pueda adaptarse a los nuevos requisitos cuando se publique la normativa definitiva.
Última actualización: 29 de agosto de 2026. Este artículo refleja la situación normativa existente en esa fecha. La regulación sobre el nuevo registro horario digital se encuentra pendiente de aprobación definitiva. Actualizaremos el contenido cuando se publique el texto definitivo en el BOE.